Канцелариско и архивско работење

Канцелариско работење претставува:

прием, прегледување и распоредување, заведување, доставување во работа, административно-техничко обработување, испраќање, разведување и класифицирање и одлагање на решениот документ/запис во писарница

прием, доставување во работа, административно-техничко обработување, испраќање, разведување и одлагање на решениот документ/запис во писарница

прием, прегледување и распоредување, заведување, доставување во а) б) в) а) б) в) работа, испраќање, и одлагање на решениот документ/запис во писарница

Во колку нивоа се поделени документите/записите според својата содржина и степени на заштита на класифицираните информации:

Одделни организциони единици на имателот може да водат одделни деловодници ако:

имаат потреба за тоа

го олеснува процесот на работа

тоа е определено од функционерот, односно од одговорното лице

Распоредувањето на документот/записот по организациони единици и службени лица го врши:

овластено службено лице

функционерот кој раководи со органот, односно одговорното лице кое раководи со правното лице, врз основа на План на архивски знаци

дежурното службено лице

Прием и прегледување на документот/записот се врши од страна на :

примачот

функционерот кој раководи со органот

овластено службено лице

Деловодникот ги содржи следните елементи:

податоци за испраќачот или примачот, број и датум на испраќањето

основен број и подброј и пренос на документот или предметот, датум на приемот, податоци за испраќачот или примачот, број и датум на испраќањето, архивски знак на организационата единица и разведување на документот или предметот

јавните установи и служби, јавните претпријатија, трговските друштва основани од државата или во кои доминантен капитал има државата, единиците на локалната самоуправа и градот Скопје

Заради класифицирање и одбирање на архивскиот материјал и издвојување на документарниот материјал, имателот донесува:

План на архивски знаци

План на архивски знаци, Листа на архивски материјал и Листа на документарен материјал со рокови за негово чување повремена евиденција

Листа на архивски материјал

Планот на архивски знаци, листата на архивски материјал и листата на документарен материјал со рокови за негово чување ги изготвува:

комисија составена од службени лица од организационите единици на имателот

комисија составена од вработени во архивата

надворешна комисија

При одбирање на архивскиот од документарниот материјал имателите посебно го одбележуваат архивскиот примерок :

со штембил архивски примерок

со приемен штембил

со потпис и печат

За да овозможи заштита, сигурност, автентичност и веродостојност на електронските документи/записи во сопствениот компјутерски систем и преку глобалните мрежи имателот:

ги обезбедува просториите каде се чува материјалот

применува техника за криптографија на електронските записи

обезбедува посебни простории за складирање на материјалот