Dans le bandeau de la note quand je crée une nouvelle Note de Frais
Quand je saisis les frais au fur et à mesure
Je ne change pas le centre analytique
2. Comment saisissez-vous le code de voyage ?
Je ne saisis pas toujours le code voyage
Je saisis le code voyage correspondant à chaque frais
Le code voyage est déjà saisit préalablement
3. Comment saisissez-vous les frais refusés ?
Saisie manuel dans l’onglet ‘liste frais’
Je retrouve les frais refusés dans l’onglet ‘Frais Refusés’, dès lors que j’ai créé une nouvelle Note de frais. Je sélectionne un frais en le cochant dans la colonne et l’intègre directement dans la note en cours
Je ne m’intéresse pas aux frais refusés
4. Comment savez-vous pourquoi vos frais sont refusés ?
Je devine
J’appelle le contrôleur habituel de mes notes pour avoir des explications
Je vais chercher dans l’onglet « frais refusés » : le nom du contrôleur qui a refusé le frais, la date du refus, ainsi que le motif de refus
5. Lors d’un dépassement de plafond (nuitée d’hôtel, déjeuner etc.…)
J’explique en commentaires les circonstances et raisons de ces dépassements
J’attends que le contrôleur me demande des explications
Aucune importance pour moi
6. Comment répartissez-vous vos frais dans les Notes de Frais ?
J’essaye de regrouper mes frais mensuellement / par relevé bancaire (si j’ai une Carte bancaire UIC)
Je crée une note dès que j’ai au moins un frais
J’attends plusieurs mois pour regrouper l’ensemble de mes frais
7. Vous avez une Carte Bancaire UIC. Comment saisissez-vous vos frais en espèces ?
Je mélange les frais Carte bleue et les frais en espèces sur une même note
Je fais deux notes séparées
Ça dépend de mon humeur
8. Comment saisissez-vous la nature « invitation déjeuner/diner » si vous avez invité plus de 10 personnes ?
Je sélectionne la nature « invitation déjeuner/diner » puis je saisis le nombre et le nom des personnes invitées
Je sélectionne la nature « invitation déjeuner/diner > 10 personnes » puis je saisis le nombre de personnes invités et joint la liste avec les noms écrit la main avec mes justificatifs mais sans saisir les noms dans Notilus
Je sélectionne la nature « déjeuner/diner » et joint la liste manuscrite avec les noms à mes justificatifs sans saisir les noms dans Notilus
9. Comment saisissez-vous la nature « invitation déjeuner/diner » si vous avez invité moins de 10 personnes ?
J’appelle la personne qui contrôle mes notes de frais
Je sélectionne la nature « déjeuner/diner » et joint la liste manuscrite avec les noms à mes justificatifs sans saisir les noms dans Notilus
Je sélectionne la nature « invitation déjeuner/diner moins de 10 personnes » puis je saisie le nombre et le nom des personnes invitées
10. Vous avez une Carte Bleue UIC, comment saisissez-vous les frais engagées avec cette carte ?
Saisie manuel dans l’onglet ‘liste frais’ à partir du relevé bancaire papier
Les relevés de Carte Bleues sont importés automatiquement dans Notilus, il suffit d’aller sur l’onglet ‘frais carte’ pour les rapatrier dans la note
Ça dépend du temps que j’ai pour faire mes frais
11. Comment saisissez-vous le frais s’il a été payé en devise étrangère ?
Je change le pays et la devise et on utilise le taux appliqué par la banque sur le relevé
Je mets « France » et saisis le frais directement en Euros
Ça dépend du temps que j’ai pour faire mes frais
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